9 bước làm chủ thời gian
1. Ngủ Đúng lúc – Thức Đúng giờ
Khi nhịp sinh học ổn định, bạn sẽ ở tình trạng minh mẫn hơn. Nhờ vậy sẽ suy nghĩ và thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Việc đi ngủ đúng giờ và thức dậy đúng giờ cũng giúp bạn có cảm nhận/ý thức về thời gian tốt hơn. Điều này giúp bạn kiểm soát chính mình và công việc của thuộc cấp ổn hơn.
2. Chọn (việc) Quan trọng – Giảm (việc) Gấp gáp
Như bất kỳ người nào đã đọc về quản lý thời gian (đúng hơn là quản lý bản thân), việc quan trọng nhất là chọn việc để làm.
Ta chọn việc Quan trọng để làm, kết quả sẽ là sự xuôi chèo mát mái theo đúng phương án. Còn nếu ta chọn việc Gấp gáp để làm, những việc Gấp gáp mới sẽ lại phát sinh mãi (vì ta đã bỏ qua việc Quan trọng, do đó, nhiều vấn đề đã không được giải quyết đúng cách và đúng lúc).
3. Kế hoạch Cụ thể – Phương án Tối ưu
Luôn có một danh sách những công việc phải làm trong tuần và trong ngày. Vào đầu ngày hay tuần, xem xét lại lần nữa danh sách ấy, làm rõ công việc và mức độ ưu tiên giữa chúng.
Luôn phải hiểu rõ cách làm, những đầu mối liên quan, và những ràng buộc của từng công việc. Hình dung trong đầu cách mình sẽ làm hay đạt được kết quả cho đến khi có được phương án/cách làm tốt nhất có thể.
4. Bắt đầu Sớm – Thực hiện Nhanh – Hoàn tất Gọn
Nếu trước sau gì cũng phải nuốt một con cóc thì tốt nhất là hãy nuốt nó ngay đi và để thời gian còn lại để làm việc khác. Thay vì bỏ cả ngày hay cả tuần ngao ngán nhìn con cóc ấy, tinh thần suy giảm mà cuối cùng vẫn phải nuốt con cóc ấy.
Ngẫm cho cùng, ai cũng phải lập gia đình đấy thôi.
Khi thực hiện công việc, cần làm dứt khoát nhanh gọn, không rề rà và chỉ nên tập trung mỗi lúc một việc thôi. Không nhảy việc này sang việc khác rồi lại quay lại, hiệu quả và chất lượng sẽ không bao giờ cao được.
5. Giao (việc) 4 lần – Kiểm (việc) 40%
Dành thời gian giao việc, trao đổi về tầm quan trọng của công việc, hướng dẫn cụ thể về cách làm, và về kết quả và cách thức mình mong muốn nhận lại kết quả với thuộc cấp hay người được giao. Yêu cầu họ phát biểu lại công việc, cách làm và cách bàn giao kết quả trước khi bỏ họ ở lại “bơ vơ” với công việc.
Thời gian này đáng giá hơn rất nhiều so với hậu quả/chi phí do người khác làm không đúng ý/cách của mình.
À, khi bạn nhận việc từ người khác cũng nên như thế nhé.
Và luôn kiểm tra công việc tại mốc khoảng 40% thời gian. Để còn kịp phản ứng hay hỗ trợ/thúc đẩy.
Đừng để đến deadline mới ngỡ ngàng vì công việc chưa hoàn tất. Hay thậm chí vì người được giao việc chưa biết làm như thế nào.
6. Cầu Hoàn thành hơn mong Hoàn hảo
Nếu bạn không phải đang làm trong lĩnh vực nghệ thuật hay luxury thì nên chấp nhận sự không Hoàn hảo. Được việc, được tiền. Hoàn thành trước, cải thiện từ từ và một ngày chúng ta sẽ gần với sự hoàn hảo. Truy đuổi sự hoàn hảo ngay từ đầu sẽ làm ta mệt mỏi, thấy chán chường khi không đạt được, và thực ra không quá cần thiết.
Chạy trước đã. Có tiền trước đã. Được việc trước đã.
Và mỗi khi ta làm lại việc ấy, cần thấy được sự tiến bộ. Sự hoàn hảo là kết quả của một quá trình, không phải của một nỗ lực tức thời.
Không ai đợi đến lúc hoàn hảo rồi mới đi lấy chồng 
7. Nhét (từng việc) Vặt – Vét (từng phút) Rảnh
Luôn có danh sách những việc vặt mà bạn có thể làm trong 5′-10′ và ở bất kỳ đâu. Kiểu như danh sách của 20 người bạn cần gọi thăm hỏi trong tuần. Kiến thức về một “từ khoá” nào đó mà bạn cần tìm hiểu trên mạng hay qua điện thoại. Thông tin về một người nào đó mà bạn cần kiểm tra trên Facebook hay LinkedIn.
Bất cứ lúc nào bạn rảnh (chờ xe, trên xe, đi vệ sinh, trên máy bay…) hãy nhét một việc vặt ấy vào thời gian trống. Bạn sẽ thấy hiệu quả của nó chỉ sau vài tuần.
Quan trọng là những thời gian này nhiều vô kể và thường bị bỏ quên vì nó “ít” quá.
8. Tránh Ôm đồm – Ngưng Đợi chờ – Thôi Lãng phí
Rất nhiều người Ôm đồm nhiều trách nhiệm, vai trò, hay công việc quá. Cần tập trung và chọn lọc hơn. Dĩ nhiên, nếu còn thời gian thì cũng nên choàng thêm cho mọi người hay cho cộng đồng (tôi là người như vậy), nhưng cũng nên có giới hạn thôi. Ôm nhiều quá, sẽ dễ sa vào trạng thái không làm tốt được hết mọi việc.
Đừng nên hứa, trừ phi với những người quá thân.
Trong công việc của bạn hay của công ty, lãng phí lớn nhất là đang làm mà phải dừng lại để chờ ai đó, hay một điều gì đó rồi mới làm tiếp được. Đây là cơ hội lớn nhất để cải thiện. Hãy phân tích kỹ những trường hợp phải chờ ấy để có: (a) kế hoạch tốt hơn cho lần sau, (b) thay đổi quy trình, công nghệ hay cách làm để giảm/loại trừ sự dừng lại chờ đợi này.
Khi thấy chính mình hay thuộc cấp “ở không”, hoặc làm những việc không tạo giá trị, hãy xem xét lại và loại trừ ngay những lãng phí ấy.
9. Làm đúng Từ đầu
Cuối cùng, nhưng không phải là kém quan trọng nhất: cần làm đúng ngay từ đầu.
Lãng phí lớn nhất là phải làm lại một việc gì đó. Nhất là sống lại cuộc đời mình đã sống, khởi nghiệp lại sự nghiệp mình đã bắt đầu từ năm ba năm trước…
Cho nên, hãy cố gắng làm đúng ngay từ đầu. Có những chốt chặn kiểm tra mục tiêu và chất lượng.
Xem một việc mình định làm là có đáng để làm hay không? Làm` có đúng cách hay chưa. Làm có kịp tiến độ, đúng hiệu quả, đúng chất lượng hay chưa?
Đừng để đến lúc thất bại mới đi tìm hiểu xem tại sao lại thất bại.
Chúc các bạn làm chủ được thời gian của mình…
