Hôm nay một khách hàng phản ảnh rằng ông gửi mail cho nhân viên hãng Phượng Tím hỏi về bao bì phân bón mới, cả tuần không thấy trả lời. Ổng phải gửi lại, nhắc nhở lần thứ 3 mới được phản hồi là tuần sau sẽ có. Tony hỏi tại sao không trả lời ngay thì bạn nói “vì chưa có thông tin gì để trả lời cả. Em đang chờ bên thiết kế xong rồi mới báo họ”. Hỏi vậy chừng nào có, bạn nói “thứ 4 tuần sau”. Hỏi đã báo khách chưa. Nói dạ chưa. Để thứ 4 có rồi báo luôn.
Đây là cách tiếp cận SAI. Hoàn toàn SAI. Khi mình tiếp nhận một thông tin, một câu hỏi, ĐỌC XONG phải lập tức TRẢ LỜI. Chưa có câu trả lời chính xác cho việc đó thì sẽ báo “Em đã tiếp nhận thông tin. Em đang hỏi lại bên ABC. Dự kiến sẽ báo lại cho anh vào thứ 4 tuần sau”. Rồi gọi ép bên ABC có vào thứ 3 cho nó chắc, có kết quả sớm hơn sẽ khiến khách vui lòng hơn là trễ. Sau đó mình sẽ phải mở sổ ra, ghi chú vào sổ để theo dõi, đến ngày thứ 2 tuần sau sẽ gọi bên thiết kế hỏi “đã xong chưa em, mai phải nộp cho tui đó nha” để nhắc nhở. Cách làm này sẽ khiến mọi thứ trơn tru, vận hành đúng tiến độ.
THÔNG TIN TIẾP NHẬN PHẢI PHẢN HỒI NGAY, PHẢI CHO NGƯỜI TA BIẾT HẠN CHÓT XONG VIỆC. VÀ HÀNG NGÀY, NẾU ĐƯỢC, CẬP NHẬT TIẾN ĐỘ CHO NGƯỜI TA- đó là cách làm chuyên nghiệp.
Phải cập nhật tiến độ xử lý công việc cho các bên liên quan như cập nhật status trên Facebook ấy.
Chuyên nghiệp là PHẢI chủ động trong mọi thứ. Để người khác nhắc nhở, hỏi han, xem tới đâu rồi thì mình là đứa kém cỏi. Giỏi dở chỉ cách có gang tay. Lương 1000 USD hay 200 USD hay xin việc miết không ai cho cũng chỉ có chút xíu vậy thôi.
