HỌP HÀNH (Họp và Làm)
Cách họp chuyên nghiệp ở công sở nước ngoài
Theo một thống kê (chưa rõ ai làm), một công sở hiệu quả khi ở đó các team (nhóm) dành 1/4 quỹ thời gian làm việc để họp, tức 2h cho 1 ngày thông thường 8 tiếng, nếu nhiều việc thì thêm 2h họp nữa.
Đó là lý do các cao ốc ở nước ngoài, đèn sáng tới 9-10h đêm, các bạn trẻ làm ở các tập đoàn đa quốc gia không bao giờ ngạc nhiên khi thấy sếp hẹn mọi người vào phòng họp lúc 6PM/7PM. Vì sau 6h, khi giao dịch với đối tác kết thúc, người ta sẽ ngồi họp với nhau để tìm cách làm việc tốt hơn cho ngày mai.
Nhân viên trẻ, chưa có gia đình, nếu không kẹt học hành thể thao bên ngoài thì buổi tối nên ngồi lại họp team. Nhân viên lớn tuổi (phần lớn là có kinh nghiệm đầy mình) thì nên về trước 6h để lo chồng/vợ/con. Họ đã họp suốt thời tuổi trẻ của họ rồi, đã giỏi giang lắm rồi, nên về sớm.
Một công sở không hiệu quả nếu mọi nhân viên đều nhìn vào màn hình máy tính 8h/8h, không có sự tương tác – interpersonal (liên kết giữa mọi người). Khi 2 người ngồi với nhau, não bộ sẽ được kích hoạt ra nhiều nhất để có cái gì đó cả 2 có thể triển khai. Mỗi người nên mang theo một cốc cà phê, một cốc trà để trước mặt, ĐT nên chuyển qua chế độ im lặng. Có thể họp ở VP và cũng có thể ra quán cà phê, nhưng nhớ chỉ nói đủ bàn mình nghe, không nói to ảnh hưởng bàn bên cạnh. Tuyệt đối ko quẹt di động khi họp trừ tìm kiếm thông tin liên quan cho vấn đề cần nói, xong thoát ngay.
NỘI DUNG THẢO LUẬN: MÌNH ĐÃ TRIỂN KHAI CÁI GÌ, ĐANG CÁI GÌ, SẼ CÁI GÌ. HÔM NAY ĐÃ CÓ CÁI GÌ CHƯA TỐT, NẾU ĐƯỢC LÀM LẠI THÌ MÌNH SẼ LÀM TỐT HƠN RA SAO.
Nên họp ở team dưới 5 người, đông hơn 5, cuộc họp dễ biến thành diễn đàn 1 người nói mấy người kia nghe, không thảo luận được. Một team tốt nhất là 5 người, ngũ hành, 5 cái đầu, 5 ý tưởng. Còn không thì 2-3-4 đều tốt cả,
- 2: tốt vì có đôi có cặp, có phản biện;
- 3: vững như kiềng 3 chân;
- 4: tứ quý;
- 5: ngũ hành.
Đừng bao giờ làm việc chỉ có 1, lẻ loi lắm.
Ở các công sở nước ngoài, hình ảnh nhân viên nam thì tuấn tú thơm tho, nhân viên nữ thì vô cùng xinh tươi, nụ cười như mùa thu tỏa nắng, tay cầm ly cà phê, đi thật nhanh rồi dùng vai hất cửa phòng họp để bước vào trông rất tự nhiên và chuyên nghiệp. Không ai ngồi nhìn màn hình cả ngày không biết làm gì, hoặc chỉ làm 1-2 việc, hoặc ngáp đến chảy nước mắt. Hoặc rần rật lao ra đường gặp đối tác nhưng không hiệu quả vì không có bàn bạc kỹ lưỡng gì trước, lúc bàn bạc mới thiếu tờ giấy này, thiếu số liệu kia, quên mang mẫu, quên đủ thứ, thấy bắt ớn, muốn đuổi về cho rồi. Nếu bạn có họp team vào buổi tối hôm trước thì chuyện quên này sẽ không xảy ra, mọi thứ phải được chuyên nghiệp đến từng cm.
Phòng họp nào ở các tập đoàn lớn cũng trong chế độ occupied (có người bên trong), từ sáng đến tối. Và bản báo cáo (meeting minute) được 1 thành viên ghi lại cho cả nhóm sau khi họp xong, cứ thế sáng mai nhìn vào đấy mà triển khai hiệu quả.
Còn công sở của bạn? Chiều nay, tối nay? Action!
