Bài 12: Sắp xếp thời gian - Học Viện West Point

Bài 12: Sắp xếp thời gian – Học Viện West Point

Hồi lâu, dưới quê có một cậu con nhà hàng xóm, tên V, thi cấp ba miết không đậu, má nó nói thôi đưa lên Thành phố cho Tony đào tạo.

Nó ở chung với nhà Tony. Nó nói bữa nào em cũng kiệt sức vì nấu cơm, cái Tony đứng coi nó nấu ra làm sao. Đầu tiên là nó bỏ gạo vô nồi, đổ nước, cắm điện xong ngồi chờ. Cơm chín rồi, nó bèn nấu nước để luộc rau. Lại khoanh tay đứng chờ. A nước sôi rồi ! Nó reo lên, bèn lấy rau ra nhặt. Nhặt và rửa rau xong thì nước sôi lâu quá nên cạn queo, nó bèn đổ thêm nước, đứng chờ tiếp. Xong món rau luộc. Giờ đến món cá kho. Nó lấy cá ra khỏi tủ lạnh, a, bây giờ thì mình phải đứng chờ rã đông. Rồi kho. Bốn tiếng thì xong một bữa ăn gồm cơm, rau luộc, cá kho. Nói thôi em lên phòng nghỉ đây. Ăn hẻm vô vì em đã kiệt sức.

Đem chuyện này kể các bạn trong hãng. Mọi người cười hi hí, nói tụi em đâu có vậy. Cái mình nói tụi bây y chang chứ có gì khác đâu. Thời gian là công bằng với tất cả mọi người, nhưng có người làm được nhiều việc, cũng có người làm một việc không trôi. Có thể phụ thuộc vào hệ số thông minh, có những người bản năng là làm việc nhiều hơn người khác. Số còn lại thì phải được đào tạo để biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc, theo anh, sơ đồ Gantt là hay nhất. Anh phân tích nè:

1- Việc đang diễn ra, không tác động vào nó cũng diễn ra, thì mình tranh thủ làm việc khác. Đứng nhìn vô đó làm gì? Chờ làm gì? Ví dụ: cơm trong nồi cơm điện. Có nhìn vào thì cơm cũng không ngon hơn. Hay fax cái hợp đồng, đứng nhìn trân trối vô cái máy fax thì nó cũng không chạy nhanh hơn. Anh thấy các bạn đứng chờ máy tính gửi mail đi mà sốt ruột. Đừng có để thời gian chết.

2. Việc người khác có thể làm được, giao họ làm, nhờ họ giúp. Như bạn A, mình là cán bộ xuất nhập khẩu, giữa bề bộn các email báo giá cho đối tác nhập khẩu, bỏ đi lên kho lấy mẫu là sao? Việc này có thể nhờ ai đó làm, bạn tài xế ngồi rung đùi đó chi, sao không nhờ? Chỉ lên kho lấy cái mẫu mang về, thì ông xe ôm đi vẫn được. Mình dành thời gian cho việc email báo giá, khách hàng nó xác nhận, có phải mình xuất khẩu được đơn hàng cả trăm ngàn đô không. 50 ngàn đồng cho ông xe ôm vẫn lãi chán. Dao phay không dùng để chém ruồi hay gọt hoa quả.

3. Bạn B làm kế toán cũng vậy. Trưa qua anh thấy cái phòng họp không được sạch, anh nói ai rảnh thì hút bụi nha. Thấy em chạy lật đật đi hút bụi liền. Đang cần phải thanh toán để lấy bộ chứng từ, một ngày ngoài cảng phí lưu bãi phát sinh 20 USD/cont, thì ưu tiên hút bụi. Phê bình thì gân cổ lên cãi, nói hút bụi quan trọng hơn. Hút xong thì đã đến 4h chiều, ngân hàng không làm việc nữa, nên phải dời qua sáng mai giao dịch. Người lúc nào cũng chạy như con rối, vì không biết cái gì ưu tiên hơn cái gì. Mua vé máy bay hay văn phòng phẩm thì kêu họ giao cho mình chứ mắc mớ gì phải chạy đi lấy. Ai gọi cũng dạ và làm ngay, lao ra đường vun vút, nhưng việc gì cũng không xong.

4. Hôm hãng mình đóng cửa đi công tác, mọi người tranh thủ khởi hành từ Đà Lạt về Thành phố từ lúc 4h sáng để chiều 1h30 mở cửa làm việc, bao nhiêu thứ đang tồn đọng. Bạn C vẫn không về, chiều anh gọi thì vẫn ngồi bờ hồ Xuân Hương đợi ông khách hàng về chung “cho vui”, mặc dù đi hai xe. Và đến khuya hôm sau mới về đến Sài Gòn. Anh hỏi thì ông khách hàng nói đi đường tối thui, xe nó chạy trước, xe tao chạy sau, tao thấy không có gì vui.

5. Trước đây hãng mình có bạn D, phụ trách nhập khẩu nguyên liệu. Anh Tony đi công tác, dặn dò các việc như báo giá, hỏi tình hình lô hang nguyên liệu, theo dõi mẫu…để sản xuất lô hàng xuất khẩu, em nhớ nha D. Nó dạ ran, ghi chép vào sổ khí thế. Cuối tuần về, thấy việc gì cũng chưa làm. Hỏi chứ tuần qua em bận gì, nó nói bận dịch file tiếng Anh cho ông Thế, là ông khách mới quen. “Em dịch ngày lẫn đêm, vì đó là đối tác khách hàng, em phải chăm sóc”. Còn nguyên liệu nhập về cảng không ai lấy, phạt hết mấy trăm đô tiền lưu cont lưu bãi. Nhà máy sản xuất thì không có nguyên liệu nên mấy chục công nhân ngồi chờ. Ngày xuất hàng bị dời lại, nhà nhập khẩu nó giận nó hủy hợp đồng. Bên DHL mắng vốn nói gọi miết không ai fax công văn qua để giao mẫu. Các anh chị khác thì nói ai kêu làm gì bạn D cũng cáu, D nói đừng giao nhiều việc, tôi không phải ba đầu sáu tay, việc gì cũng phải từ từ. Hãy để tôi dịch tài liệu để con ông Thế. Con bé đó năm nay lớp 9 rồi, xong lớp 12 là phải đi Mỹ du học. Chỉ có ba năm nữa thôi nên việc này rất gấp, không thể chậm trễ.

Nghe nó trình bày xong, có một gương mặt thanh tú thảng thốt, môi miệng mím chặt không nói nên lời. Và Tony đã khóc.